Oggi come non mai, se si vuole far quadrare i conti dello studio professionale bisogna essere molto abili nella gestione delle proprie entrate e uscite. Per esserlo è opportuno attuare una buona pianificazione finanziaria.
L’operazione di pianificazione finanziaria presuppone che si abbiano molto chiari gli obiettivi finanziari di medio e lungo periodo. E’ opportuno anche avere molto chiaro in mente il funzionamento del bilancio dello studio professionale.
Il primo passo da fare è ricostruire l’elenco di tutte le entrate (compensi e onorari professionali, subaffitto locali, etc…) e di tutte le uscite (bollette, spese di cancelleria, affitto dei locali destinati a ufficio, etc…). Sembra un’operazione facile, ma per chi non è abituato a far di conto non è così semplice. Scopriamo come fare con alcuni semplici consigli!
Immaginiamo di ricostruire l’elenco di tutte le uscite partendo dal bilancio di tutte le entrate e le uscite dell’anno scorso. Possiamo aiutarci con le fatture di acquisto e con gli scontrini fiscali. Oppure può venirci in aiuto il commercialista (basta chiedere una copia del bilancio o della situazione dei conti aggiornata). Per molte cose invece dovremmo andare a cercare negli estratti conto bancari o negli estratti conto delle carte di credito.
Al termine di questa ricostruzione potremmo scoprire che il bilancio dello studio è in rosso! Le spese sono troppe ma ci sembrano tutte inevitabili. Sarà proprio vero? Sarà il caso di operare una spending review? E se si, di quanto?
Oltre a rileggere con una certa frequenza il bilancio dello scorso anno, una buona idea potrebbe essere quella di tenere una lista delle spese giornaliera costantemente aggiornata. Mi rendo conto che si tratta di fare un lavoro molto dettagliato e non sempre si ha il tempo di farlo, ma il fatto di avere sempre a portata di mano (o di penna) tutte queste informazioni, oltre a metterci di fronte alla dura realtà di quanto spendiamo (più o meno inconsapevolmente) il lavoro ci mostrerà immediatamente le voci di spesa superflue che si possono cancellare.
Inizia a registrare in questa lista tutte le spese regolari come l’affitto dello studio (o il mutuo), i servizi e le utenze (acqua, elettricità, spese telefoniche), le assicurazioni, le spese per l’aggiornamento professionale, etc…
Il consiglio è quello di creare righe separate per ogni spesa e raggruppare per categorie omogenee le varie tipologie di spesa. Questo sistema ti permetterà di cercare velocemente una voce specifica.
Per gestire le entrate e le uscite del tuo studio, puoi usare un semplice foglio di calcolo, un’apposito software di contabilità o una delle tante applicazioni disponibili sul Play Store o Apple Store per i dispositivi mobili e i tablet.
Questi software e queste app hanno numerose funzionalità aggiuntive che possono tornare utili per la formulazione del bilancio settimanale, mensile o annuale e permettono la visualizzazione e la stampa dei dati aggregati per monitorare le entrate, le uscite e i risparmi.
Quindi, puoi calcolare mensilmente tutte le spese per scoprire quale percentuale del tuo fatturato/reddito è stata destinata a ciascuna categoria di spesa.
A questo punto, non ti resta che individuare le voci di spesa su cui puoi operare dei tagli già da subito, stabilendo un tetto per le spese non strettamente necessarie e prevedendo dove possibile le spese per eventuali imprevisti o emergenze.
Ricorda che il principale obiettivo di una corretta pianificazione finanziaria è quello di garantire la sopravvivenza dell’organizzazione professionale nel tempo, garantire la crescita dimensionale dell’organizzazione professionale e conseguire una redditività maggiore.
