Nell’era digitale, la scelta del software gestionale per lo studio commercialista è diventato un processo importante per i commercialisti che desiderano ottimizzare il loro lavoro, massimizzare l’efficienza e offrire un servizio di qualità ai propri clienti. Un software adeguato può semplificare la routine quotidiana e semplificare i processi, riducendo il carico di lavoro e migliorando la precisione.
Tuttavia, con l’ampia varietà di soluzioni disponibili sul mercato, scegliere il software più adatto può essere un compito arduo, spesso non semplice e che può avere diversi impatti.
Perché questo articolo?
Questo articolo è stato pensato per guidare i commercialisti e consulenti attraverso il processo di selezione del software gestionale, offrendo un’analisi dettagliata delle caratteristiche da considerare e dei bisogni specifici del singolo studio professionale.
Inizieremo esplorando le sfide e le necessità quotidiane dei professionisti della contabilità e del fisco e come queste possano essere affrontate attraverso la tecnologia. Quindi, faremo una panoramica delle funzionalità chiave che un buon software per commercialisti dovrebbe avere.
In particolare, parleremo di aspetti come la compatibilità con le normative vigenti, l’integrazione con altri strumenti, la facilità d’uso, l’assistenza, l’aggiornamento e la sicurezza dei dati.
Inoltre, discuteremo l’importanza di considerare il rapporto qualità-prezzo, il supporto e la formazione offerti dal fornitore del software. Questo non solo garantisce un passaggio indolore e fluido al nuovo software, ma assicura anche che il software scelto possa evolversi e adattarsi alle mutevoli esigenze dello studio commercialista, del mercato e della professione.
Con questo articolo, cercheremo di fornire una comprensione completa delle dinamiche dietro la scelta di un software gestionale, permettendo ai commercialisti di prendere una decisione informata e consapevole che possa beneficiare non solo la loro pratica professionale, ma anche il livello di soddisfazione dei loro clienti.
Inizieremo dall’importanza di personalizzare la scelta in base alle proprie esigenze e ai servizi offerti dallo studio commercialista. Poi proseguiremo con l’individuazione e la comprensione delle proprie esigenze e come scegliere il software gestionale sulla base dei servizi offerti. Iniziamo!
Quanto è importante personalizzare la scelta in base alle proprie esigenze e ai servizi offerti?
Ogni commercialista ha un approccio unico al proprio lavoro, con esigenze e servizi offerti che variano significativamente da un professionista all’altro. Ecco perché non ha senso postare sui social network la fatidica domanda “Qual è il miglior software per commercialisti?”.
Questa diversità richiede un software gestionale che non sia soltanto un semplice strumento di contabilità, ma un vero e proprio partner in grado di adattarsi e rispondere in modo specifico alle necessità di ciascun utente.
Come comprendere le proprie esigenze?
Prima di avventurarsi nella ricerca del software ideale, è fondamentale che ogni commercialista effettui un’analisi approfondita delle proprie esigenze. Questo include la valutazione di aspetti come:
- Volume e complessità delle transazioni da registrare: un commercialista che gestisce un grande volume di transazioni complesse potrebbe aver bisogno di un software con funzionalità avanzate di elaborazione e analisi dei dati.
- Tipologia dei clienti: I commercialisti che lavorano con PMI avranno esigenze diverse rispetto a quelli che gestiscono grandi aziende o clienti internazionali.
- Servizi offerti: se si offrono servizi specializzati, è essenziale che il software scelto supporti queste funzioni specifiche (e non tutti i software hanno di default queste funzioni).
Come scegliere il software gestionale in base ai servizi offerti?
Dopo aver definito le proprie esigenze, il passo successivo è selezionare un software che si allinei non solo con queste esigenze, ma anche con i servizi offerti ai clienti. Alcuni aspetti da considerare includono:
Automazione e integrazione: un buon software dovrebbe essere in grado di automatizzare i processi di routine, come la fatturazione e la riconciliazione bancaria, e integrarsi facilmente con altri sistemi utilizzati dai clienti, come i software di gestione delle fatture elettroniche, software per la gestione del personale o di e-commerce.
Accessibilità e collaborazione: la possibilità di accedere ai dati dei clienti in tempo reale e di collaborare con loro attraverso il software può migliorare notevolmente la qualità dei servizi offerti dallo studio commercialista.
Conformità e aggiornamenti: è molto importante che il software gestionale degli studi commercialisti sia sempre aggiornato rispetto alle ultime normative fiscali e contabili, per garantire che sia i professionisti che i loro clienti aderiscano costantemente alle leggi vigenti.
Quali funzionalità deve avere un software gestionale per commercialisti?
La domanda più importante da porsi però è appunto come “scegliere il software gestionale per lo studio commercialista?”. Tutto sta in un’analisi a monte dei propri obiettivi che si intende raggiungere, della tipologia di clientela che si ha o di quella che si vorrebbe avere.
Purtroppo, non esiste un criterio generale per fare la scelta più giusta; l’approccio più utile è quello di cercare di capire bene i compiti che si andranno maggiormente a svolgere.
Si può dire che la totalità di questi programmi per commercialisti hanno tutti delle caratteristiche in comune, che permettono di assolvere alle richieste più frequenti.
Esistono particolari esigenze da parte dei propri clienti?
L’abilità è capire se esistono da parte dei propri clienti delle particolari esigenze figlie di caratteristiche peculiari delle proprie aziende e, secondo queste, andare a cercare il programma che meglio le affronta e mette lo studio in grado di affrontare le diverse problematiche.
Chiariamo con un esempio che meglio spiega il concetto. Se la maggior parte dei clienti di uno studio commercialista sono piccole imprese che non necessitano di una gestione complessa degli adempimenti fiscali, basterà un software di base, capace di assolvere alle esigenze di contabilità.
Al contrario, se la clientela dello studio commercialista è composta da grandi aziende con molti dipendenti, allora si renderà necessario un software gestionale più complesso. Un software più complesso sarà in grado di gestire in modo automatico i vari adempimenti e le molteplici scadenze fiscali.
Per fare un quadro generale: la totalità dei software dedicati ai commercialisti svolge le funzioni di base, cioè contabilità, inventario, anagrafiche, fatturazione, ecc. Il discrimine sta nella specializzazione in uno di questi campi.
Quali costi per il software gestionale dei commercialisti?
Essendo dei programmi che hanno bisogno di costante aggiornamento, anche solo per adeguarsi al continuo cambiamento della legislazione fiscale, in genere questi software prevedono un abbonamento, che può essere mensile, trimestrale, semestrale o annuale.
Si parte da poche decine di euro al mese per la versione base, fino ad arrivare ad oltre 500 euro al mese per le versioni più complete ed elaborate. Ovviamente il costo dipende da diversi fattori, come ad esempio dai moduli acquistati, dal numero di posti lavoro che si hanno a disposizione e altre variabili.
Tuttavia, si può sempre richiedere un upgrade se la versione acquistata non dovesse essere sufficiente alle proprie esigenze o un downgrade se la versione che si possiede ha funzioni che non vengono utilizzate dallo studio professionale.
In considerazione di ciò, il consiglio che ti do è quello di fare una attenta valutazione delle caratteristiche del lavoro che si andrà a richiedere al programma e su queste scegliere il pacchetto che più si avvicina, partendo magari da uno dei pacchetti meno costosi ed aumentare di grado man mano che aumentano le tue necessità.
Esistono soluzioni software gratuite?
Nell’era digitale, l’accesso a strumenti tecnologici è diventato più facile e diffuso. In particolare, per i commercialisti e i professionisti del settore contabile e fiscale, il web offre una varietà di software gestionali gratuiti che promettono di gestire le attività di base come la piccola contabilità e la prima nota.
Queste soluzioni, spesso prive di costo, possono apparire come una scelta conveniente per chi ha esigenze limitate e non richiede funzionalità complesse. Tuttavia, è fondamentale comprendere le limitazioni e i compromessi di questi strumenti gratuiti, soprattutto quando si tratta di gestire aspetti finanziari e contabili di una certa rilevanza.
Mentre un software gestionale gratuito può offrire funzionalità di base e una soluzione temporanea per piccole esigenze, solo l’acquisto di un software professionale a pagamento può garantire uno standard di qualità e sicurezza accettabile per una gestione contabile/fiscale seria e affidabile.
E’ chiaro che i software a pagamento sono progettati con una maggiore attenzione alla sicurezza dei dati, alla conformità normativa, e offrono un livello di personalizzazione, supporto e funzionalità avanzate che i software gratuiti non sono in grado di fornire.
In questo contesto, la scelta di un software gestionale non dovrebbe basarsi solamente sul costo, ma su una valutazione approfondita delle proprie esigenze professionali e della qualità del servizio offerto. Un investimento in un software gestionale di qualità è un investimento nel futuro del proprio business, garantendo non solo l’efficienza e la produttività, ma anche la sicurezza e la professionalità che i clienti si aspettano da un commercialista.
Quali sono i limiti dei software gestionali per commercialisti?
I limiti sono quelli di qualsiasi software in commercio: dipendono sempre dalla persona che c’è dietro. Non sono degli androidi in grado di lavorare in completa autonomia.
I principali limiti dei software gestionali per commercialisti sono i seguenti: aggiornamenti normativi, personalizzazione limitata, complessità d’uso, dipendenza tecnologica, importazione e compatibilità dei dati da altri software, sicurezza dei dati, costo e abbonamento.
Per questo motivo un qualunque software gestionale richiede uno studio approfondito di tutte le funzioni e quanto meno la possibilità di provarlo per un periodo di tempo prima di acquistare la licenza. Poi, ci vorrà una pratica costante, anche attraverso l’uso di funzioni spesso nascoste o sconosciute, per acquisire piena padronanza di tutte le funzionalità di cui dispone.
Molto spesso, le case software dichiarano che il loro software è pensato appositamente per un uso user friendly (amichevole per l’utente). Ma sarà davvero così?
Hai ancora dubbi su come scegliere un software gestionale per commercialisti? Mandami un messaggio che ne parliamo!
[articolo revisionato il 29 dicembre 2023]
