Come nominare e rinominare correttamente files e cartelle di lavoro

Nominare correttamente cartelle e files è estremamente utile e importante, soprattutto nel caso in cui si condividano i documenti elettronici con più persone.

Tutte le persone che condividono gli stessi documenti infatti devono essere in grado di accedere a cartelle e files col minimo sforzo. E questo,  indipendentemente dal fatto che i files siano archiviati sul disco fisso, sulla pen drive o su internet usando uno dei tanti servizi di gestione e condivisione documenti.

Ma quali sono le regole da seguire per archiviare correttamente cartelle e documenti? Di seguito puoi trovare qualche suggerimento utile.

Il primo consiglio da dispensare subito è il seguente: usare correttamente le cartelle per ordinare files e  documenti elettronici. L’uso delle cartelle permette di evitare lunghi elenchi di files nei quali è difficile orientarsi e che tendono a stancare l’occhio.  E’ opportuno dividere i files in cartelle e sottocartelle ripartendoli secondo criteri logici ed immediati. Così facendo ci si stanca meno e si riducono i tempi di ricerca.

Dal momento che i sistemi operativi di oggi non pongono limiti alla lunghezza dei nomi delle cartelle e dei files appare evidente che l’uso di abbreviazioni è controproducente. Che senso ha chiamare un file “progsem” quando possiamo chiamarlo benissimo “progettazione semestrale” ? Sono anche dell’idea di evitare l’eccesso contrario: nomi troppo lunghi risultano difficilmente leggibili e poco pratici, specialmente per chi oggi usa dispositivi portatili mobili (netbook, smartphone, tablet pc, etc…) che non dispongono di grandi schermi.

Se invece senti l’esigenza di  nominare più files con lo stesso nome numerandoli, ricordati di porre sempre una o due cifre per le decine o le centinaia se desideri che i files vengano visualizzati nell’ordine alfabetico corretto (esempio: relazione001, relazione002, relazione003, etc…). In questo modo, quando visualizzerai i files in ordine alfabetico sarai facilitato nelle ricerche.

Se gestisci files e documenti di lavoro che elabori per i tuoi clienti, potrebbe essere una buona idea suddividere i vari documenti per cliente. In questo caso potresti intestare una cartella con il nome o la denominazione del cliente ed al suo interno nominare (o rinominare) le diverse cartelle dei vari progetti come nell’esempio seguente.

In questo esempio infatti, io uso nominare ciascuna cartella con un codice o una sigla che identifica il cliente (C001 per il cliente n. 1), seguito dal nome o dalla denominazione del cliente (Bianchi Mario). All’interno della cartella poi, trovano posto altre sottocartelle con i relativi documenti archiviati al  loro interno. La cartella di Bianchi Mario quindi conterrà tutti i documenti elettronici relativi al cliente (ricorsi, relazioni, bilanci, progetti, etc…) come nella foto seguente.

Un altro utile consiglio potrebbe essere quello di inserire la data o solo l’anno all’interno o alla fine del nome del documento. Esempio: C001RelazioneSemestrale20110321.doc.  Per lo stesso motivo che ho spiegato prima e cioè ricercare il documento  visualizzando i files in ordine alfabetico (nomefile), in questo esempio, ho inserito la data nel seguente formato: anno + mese + giorno del mese.

Esistono alcuni software per pc  (alcuni sono gratuiti ed altri no) che consentono di rinominare con molta facilità più files contemporaneamente.  Alcuni di questi software consentono anche di schedulare le operazioni di rinomina grazie alla creazione di file batch (procedure automatiche). Altri software più complessi invece consentono di impostare i filtri, configurare un set di regole ad hoc o addirittura taggare (etichettare) cartelle, files e documenti.

A titolo esemplificativo ti elenco alcuni software che spero possano esserti utili nel rinominare i tuoi files: File Renamer Basic, Easy File Renamer, Autorinomina, Professional Renamer, Bulk Rename Utility. Ne esistono davvero tanti, basta fare una ricerca su Google e scegliere quello che più si presta alle tue esigenze. Poi ovviamente, quello che ha funzionato per me non è detto che sia congeniale a te.

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