Come Archiviare i Documenti

Ti è mai capitato di non trovare (o peggio ancora “smarrire“) un documento importante? Sei un pò disordinato oppure hai troppe carte e documenti da gestire? O semplicemente hai lo studio o la casa piena zeppa di scartoffie?

Se hai risposto si ad almeno una di queste domande allora questo articolo potrebbe interessarti. Anche a noi è successo in passato di non trovare subito un documento importante.

Poi però abbiamo iniziato ad archiviare i documenti in maniera intelligente. E la qualità del nostro lavoro è aumentata. Tutta l’intera organizzazione lavorativa è migliorata.

Devi sapere infatti che la gestione documentale può essere organizzata in 3 distinte fasi: la codifica, l’identificazione, l’archiviazione.

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Definire la Mission dello Studio

La mission di Google, una delle aziende di maggior successo nel ventunesimo secolo,  è quella di organizzare le informazioni a livello mondiale e renderle universalmente accessibili e fruibili a tutti.

Una mission coraggiosa e sfidante, come si può vedere. Ed i risultati sono davvero sotto gli occhi di tutti!

Ma cosa si intende per mission? Ed in che modo la mission può essere utile allo studio professionale? Cominciamo a dare una risposta alla prima domanda. La mission dello studio professionale è la scelta dei valori, dell’etica, della cultura e della filosofia dello studio professionale. In buona sostanza, la mission è una specie di linea guida che accompagna l’intera organizzazione professionale per tutto l’arco della sua esistenza.

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Quando la Crisi Bussa negli Studi Professionali

La crisi non è solo per le imprese! Già da un bel pezzo è arrivata anche negli studi professionali. L’avevo detto anche attraverso le pagine de IlSole24Ore. Ricordi? Era il 2008!

Notai, avvocati, ingegneri, commercialisti, consulenti del lavoro, geometri e architetti lavorano meno. Le cause? Muoiono le aziende e le attività del settore economico. E così, i professionisti che forniscono consulenze e offrono servizi agli attori economici ne risentono particolarmente.

Un esempio per tutti: il mercato delle case è pressoché fermo. A ridursi sono stati soprattutto le stipule degli atti immobiliari.  Le compravendite sono diminuite. Almeno tre sono le categorie di professionisti che risentono di questa crisi: notai, geometri, ingegneri e/o architetti. E questo è solo un esempio.

E così, molti studi preferiscono lasciare a casa qualche dipendente. Altri studi ricorrono invece alla cassa integrazione.

A soffrire di più sono gli studi di medie e grandi dimensioni. Il motivo è semplice. Gli studi di medie e grandi dimensioni per andare avanti hanno bisogno di un certo numero di dipendenti e i costi di gestione dello studio sono elevati.

Quando si manifesta una crisi nello studio professionale? E perché?

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Come Trasformare Numeri in Idee

Parliamoci chiaro! Ogni attività professionale, che si tratti di offrire consulenza o servizi, si basa sempre e comunque sul rapporto con le persone.

Non sempre è una strada facile da percorrere quella che riguarda l’esercizio di una libera professione, ma se hai deciso (come noi) di intraprendere un’attività autonoma, sia nel campo della consulenza che in altri campi, non c’è ombra di dubbio che devi operare con volontà, dedizione e spirito di sacrificio.

Negli studi di commercialisti, consulenti del lavoro, notai, avvocati ma anche ingegneri e architetti giusto per fare degli esempi, non è infrequente notare le luci accese dalla mattina presto fino alla sera tardi.

Una caratteristica comune a molti professionisti, (oltre a quella di far tardi) è quella di portarsi i compiti a casa. Di dedicare cioè del tempo a lavorare per il proprio cliente da casa magari prospettando la soluzione migliore per risolvere uno specifico caso o portare a termine una relazione.

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Meno Privacy a Carico delle Aziende

Forse non tutti se ne sono accorti, ma l’articolo 40 comma 2 del D.L. 6 dicembre 2011 n. 201, conosciuto come decreto salva Italia, restringe gli adempimenti in materia di privacy creando un pò di fermento nella disciplina della privacy!

In particolare, sempre che il decreto salva Italia venga approvato senza modifiche di rilievo, d’ora in avanti si potranno trattare i dati di persone giuridiche, enti e associazioni, pubblici e privati, senza dover chiedere il loro consenso.

Cosa significa questo?

In estrema sintesi significa che la tutela della privacy riguarderà solo le persone fisiche! Del resto, questo è quello che avviene in quasi tutti i paesi europei. Un bel passo in avanti che riduce gli oneri a carico delle imprese e dei professionisti.

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PEC proroga: si o no?

Visto l’approssimarsi del termine per procedere all’adempimento delle comunicazioni dell’indirizzo PEC al Registro delle Imprese, il Ministero dello Sviluppo Economico, con una lettera datata 25 novembre 2011, ha fornito alcune indicazioni integrative alle Camere di Commercio sull’applicazione o meno delle sanzioni.

In particolare, viene evidenziato che sono intervenute numerose segnalazioni, da parte dei soggetti gestori del sistema di posta elettronica certificata, circa l’impossibilità di far fronte all’enorme mole di richieste di nuovi indirizzi PEC, che si sono concetrate proprio negli ultimi giorni prima della scadenza (29 novembre 2011).

Pertanto, il Ministero dello Sviluppo Economico, sentita informalmente anche l’Unioncamere, invita le Camere di Commercio di astenersi dall’applicare, almeno fino al 31.12.2011,  le sanzioni previste dall’art. 2630 del Codice Civile alle società o ai soggetti che non abbiano provveduto a comunicare al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata entro il termine previsto.

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