Non credo di esagerare quando dico che ognuno di noi desideri avere tutti i documenti di lavoro a portata di mano senza il minimo sforzo e soprattutto senza recarsi nello scantinato a tirare fuori da una vecchia pratica ammuffita o da una montagna di scartoffie impolverate, proprio quella vecchia fattura o quel progetto che ci serve giusto adesso.
Allo stesso modo non credo di esagerare se affermo che solo il 15% di ognuno di noi si occupi di organizzare meglio la gestione dei documenti di lavoro.
Eppure, con una migliore gestione dei documenti di lavoro, sarà più facile lavorare a quel documento che non riesci proprio a trovare evitando così di smarrire informazioni importanti oltre al fatto che la tua scrivania ed il tuo ufficio avranno un aspetto più gradevole e professionale.
A mio avviso, il modo più facile e veloce per organizzare i documenti di lavoro deve tenere conto del ciclo di vita del documento.
Ma cosa si intende per ciclo di vita del documento?
Per ciclo di vita del documento intendiamo il periodo di tempo in cui un documento ha rilevanza secondo una suddivisione in più fasi.
Con il ciclo di vita dei documenti si può organizzare un efficace ed interessante sistema di archiviazione dove ogni documento di lavoro può essere suddiviso in base ad alcuni criteri specifici. Questo sistema consiste nel suddividere ed archiviare i documenti sulla base della frequenza con cui si ha bisogno di accedere ad essi.
Si possono dividere i documenti in: documenti attivi, documenti non più attivi e documenti da archiviare.
Ciclo di vita dei documenti
Nuovi documenti: tutti i documenti nuovi, cioè appena creati, elaborati, stampati o ricevuti da un tuo cliente, fornitore, collaboratore o partner, devono essere a portata di mano, pronti per essere lavorati o smistati secondo la finalità o la competenza. Questo tipo di documenti possono essere gestiti attraverso speciali vassoi o portadocumenti muniti di appositi separatori.
Documenti recenti o attivi: tutti i documenti cartacei recenti, ai quali stai ancora lavorando o che dovrai consultare ancora a breve termine, possono essere conservati nelle immediate adiacenze del proprio posto di lavoro (o scrivania), in modo tale che siano facilmente accessibili in breve tempo e senza sforzi.
Documenti semi-attivi: tutti i documenti cartacei che non stai più attualmente lavorando ma che ancora potrai consultare a breve o di tanto in tanto, possono essere conservati ed archiviati in appositi armadi o contenitori per l’archiviazione, dato che non ha senso conservarli in prossimità della scrivania. Non servono a breve termine.
Documenti non attivi: si tratta di quei documenti cartacei che si possono già archiviare dato che non prevediamo di utilizzarli in un prossimo futuro. Quando particolari disposizioni di legge non nè richiedano una particolare conservazione, i documenti non attivi possono essere archiviati in appositi raccoglitori o scatole all’interno di appositi spazi o camere adibite alla conservazione e archiviazione documentale.
Documenti da eliminare: si tratta di quei documenti superflui, obsoleti o ormai inutili, che non sono più utili ai fini lavorativi e che possono anche essere distrutti. Già ti vedo che stai cestinando le fotocopie dei documenti che non ti servono più! A proposito, ti consiglio di distruggere i documenti che non servono più con un distruggidocumenti automatico che permette di tagliare a pezzi ed in breve tempo grandi quantità di carta. Una sicurezza in più ed un risparmio di tempo considerevole.
Il progresso tecnologico ci sta abituando ad usare l’archiviazione elettronica ed ottica per la conservazione dei documenti di qualsiasi formato ed origine.
I vantaggi, si sa, sono molteplici (riduzione degli spazi dedicati all’archivio documentale, riduzione dei costi e maggiori garanzie di riservatezza, sicurezza ed inalterabilità), ma finchè avremo bisogno di conservare fisicamente i documenti o ci sarà un obbligo di legge che ci costringerà a farlo, almeno…. facciamolo bene!
Cosa ne pensi?
