Come Scrivere un Documento a 4 Mani

Come scrivere un documento a 4 mani …. o anche più? Mi capita spesso, e sono sicuro che capiti anche a te, di dover (o voler) condividere un documenti di lavoro con un collega, un amico, un collaboratore o un cliente. Che sia una relazione, un ricorso tributario, un verbale, un progetto, un articolo o una slide per un convegno penso che ti capiti abbastanza spesso di voler scrivere a più mani un documento.

E quando questo ti accade, solitamente cosa fai? Invii una mail con allegato il documento che vuoi condividere al tuo amico, collega o cliente e attendi che questi ti reinvii il documento con le modifiche apportate! Facevo questo anche io fino a qualche tempo fa.

Poi un giorno, avendo la necessità di apportare delle modifiche  ad un documento che stavo elaborando insieme ad un collega residente in un altra città, ho iniziato a usare un servizio utilissimo: Google Documenti.

Google Documenti è un’applicazione Web gratuita di Google che ti consente di gestire testi, fogli di calcolo, presentazioni (slideshow), permettendoti di lavorare da un qualsiasi computer attraverso l’uso di un semplice browser e condividere on line i tuoi documenti con altri utenti.

Il servizio di Google fornisce gratuitamente anche 1 GB di spazio in Internet così non dovrai nemmeno portare sempre con te la tua chiavetta e non dovrai nemmeno acquistare ed aggiornare costosi programmi Suite per l’ufficio (ottenendo così anche un risparmio sui costi).

Con Google Documenti riuscirai a condividere un documento con più persone attraverso l’uso del browser (il navigatore di internet) usando il tuo indirizzo Gmail (il servizio di Google che ti consente di gestire la posta elettronica gratuitamente). Condividere vuol dire anche lavorare sullo stesso documento a più mani. Esempio: io sono nel mio studio e lavoro sullo stesso documento con un collega che si trova anche a 500 km di distanza da me (lavoriamo allo stesso documento, nello stesso momento e vediamo entrambi ciò che l’altro scrive, “il file è aggiornato in tempo reale“).

Se anche tu senti l’esigenza di facilitarti la vita e riconosci che questo utile strumento possa aiutarti nel tuo lavoro allora continua a leggere per imparare come scrivere un documento a più mani.

Per prima cosa devi avere un indirizzo Gmail. Se non lo hai clicca qui per creare un indirizzo email con Google e clicca su Crea nuovo account.  Inserisci i dati che Google ti chiede e quindi conferma.

Dopo che hai creato il tuo indirizzo Gmail, fai il login e clicca su Documenti (vedi l’immagine qui sotto).

Sulla parte sinistra della pagina appaiono le tue cartelle e i pulsanti che ti consentono di creare un nuovo documento. Clicca su Crea nuovo per creare un nuovo documento (vedi immagine qui sotto):

A questo punto scegli il tipo di documento che vuoi creare (esempio documento di testo). Si aprirà un’applicazione che ti consentirà di editare (modificare) il tuo documento proprio come se stessi lavorando su un Word Processor. Quindi Salva il tuo documento ed esci.

A questo punto ritornando nella videata principale (quella che ti riepiloga tutti i documenti da te creati) stabilisci le impostazioni di condivisione per permettere alla persona con cui vuoi condividere il tuo documento di accedere allo stesso. Segui la figura qui sotto, clicca su Condivisione –> Impostazioni

Quindi, ti si aprirà una nuova finestra dove inserire l’indirizzo email della persona (o delle persone) con cui vuoi condividere il documento. Clicca su Condividi (vedi figura sotto)

L’utente da te invitato a condividere il documento riceverà una mail e da quel momento accedendo alla sua area Documenti di Google potrà lavorare insieme a te sullo stesso documento.

Pensi sia laborioso? Invece è semplicissimo! Se vuoi lavorare in modo professionale e puntare a risparmiare tempo, questo è uno degli  strumenti on line più utili che puoi usare per condividere documenti con altre persone.

E ti assicuro che quando avrai imparato ad usarlo correttamente e con continuità, vedrai enormi benefici.

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