Dal 22 aprile 2006, per avvocati, notai, commercialisti, consulenti del lavoro e revisori vige l’obbligo di identificare la clientela, conservare le informazioni e segnalare le operazioni sospette per prevenire l’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività illecite.
Il corretto adempimento di ciascuno di tali obblighi implica la predisposizione di vere e proprie procedure interne, secondo precise modalità prestabilite.
Nell’articolo di oggi, affrontiamo il primo di questi adempimenti: l’identificazione della clientela.
Cosa è l’identificazione della clientela e come devono essere identificati i clienti dello studio professionale?
L’adeguata verifica della clientela consiste in una serie di adempimenti volti a identificare e verificare l’identità del cliente dello studio professionale sulla base di documenti, dati o informazioni ricavabili da fonti attendibili e affidabili (documenti di identità, visure, etc…).
In buona sostanza, nel momento in cui il cliente conferisce l’incarico, il professionista dovrà procedere all’identificazione in presenza fisica dello stesso cliente tramite un documento valido e non scaduto. Tuttavia, vi possono essere casi specifici, in cui la norma prevede che è comunque possibile adempiere all’identificazione del cliente senza la sua presenza fisica.
Ma quali sono i dati da raccogliere per una corretta identificazione del cliente?
Eccoli: nome, cognome, luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, estremi del documento di identificazione (carta di identità, passaporto, patente di guida, patente nautica, libretto di pensione, porto d’armi, permesso di soggiorno, tessere di riconoscimento munite di foto e timbro, etc…).
Gli estremi del documento di riconoscimento vanno opportunamente annotati nell’archivio unico o nel registro della clientela e la fotocopia del documento di riconoscimento va conservata nell’apposito fascicolo della clientela.
In presenza di una società, il professionista dovrà raccogliere i dati anagrafici della società (denominazione, sede legale, codice fiscale e partita Iva). Sorge a questo punto l’obbligo di individuare e verificare l’identità del rappresentante legale e l’effettiva esistenza del potere di rappresentanza.
Il cliente in questo caso dovrà consegnare al professionista una visura camerale o un certificato rilasciato da un ente competente dalle quali risultino i dati identificativi ed il conferimento dei poteri di rappresentanza. A tale fine, anche una delibera consiliare o una delibera assembleare può andar bene.
Come dicevamo prima, l’adeguata verifica della clientela può essere assolta anche in assenza del cliente, quando il cliente sia già stato identificato in ragione dell’esistenza di un rapporto continuativo o di una prestazione professionale da uno dei seguenti soggetti: intermediari, enti creditizi e finanziari membri dell’Unione europea, banche che hanno sede legale in Stati fuori UE ma che applicano misure equivalenti a quelle europee, professionisti nei confronti di altri professionisti.
Il professionista che intende avvalersi dell’attestazione rilasciata da terzi deve quindi verificare che l’attestazione provenga da uno dei predetti soggetti e che l’attestazione contenga tutti i dati necessari per l’attività di identificazione del cliente.
Se il professionista, in qualunque momento, maturi dubbi sull’identità del cliente, deve effettuare una nuova identificazione che dia certezza dell’identità dello stesso, anche attraverso la presenza fisica del cliente.
L’obbligo di adeguata verifica della clientela si estende anche al titolare effettivo, non solo al cliente! Che vuol dire? Chi è il titolare effettivo? Si tratta della persona che possiede o controlla il cliente e/o la persona per la quale la transazione è eseguita.
Il titolare effettivo è la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività. Nel caso di persona giuridica, è la persona o le persone fisiche che possiedono o controllano tale entità giuridica (i soci).
Chiaro fin qui?
