Fatture e parcelle non pagate? Siamo alle solite, vero? Sempre la stessa storia. Ma quali sono i termini prescrizionali? E quando decade il diritto ad incassare?

Prima di entrare nel merito,  una piccola precisazione è d’obbligo. Chiariamo, prima di tutto, la differenza tra prescrizione e decadenza.

La prima (prescrizione) è un mezzo con cui il nostro ordinamento giuridico opera l’estinzione dei diritti quando il titolare non li esercita entro il termine previsto dalla legge.

La seconda (decadenza) consiste nella perdita della possibilità di esercitare il diritto per mancato esercizio del termine perentorio. Due termini simili ma giuridicamente differenti. Ma non voglio farti una lezione di diritto, voglio solo spiegarti in parole semplici entro quanto tempo si prescrivono le fatture e le parcelle.

Cominciamo dalle prime.

Nominare correttamente cartelle e files è estremamente utile e importante, soprattutto nel caso in cui si condividano i documenti elettronici con più persone.

Tutte le persone che condividono gli stessi documenti infatti devono essere in grado di accedere a cartelle e files col minimo sforzo. E questo,  indipendentemente dal fatto che i files siano archiviati sul disco fisso, sulla pen drive o su internet usando uno dei tanti servizi di gestione e condivisione documenti.

Ma quali sono le regole da seguire per archiviare correttamente cartelle e documenti? Di seguito puoi trovare qualche suggerimento utile.

Il primo consiglio da dispensare subito è il seguente: usare correttamente le cartelle per ordinare files e  documenti elettronici. L’uso delle cartelle permette di evitare lunghi elenchi di files nei quali è difficile orientarsi e che tendono a stancare l’occhio.  E’ opportuno dividere i files in cartelle e sottocartelle ripartendoli secondo criteri logici ed immediati. Così facendo ci si stanca meno e si riducono i tempi di ricerca.

Entro il 31 marzo prossimo, in ottemperenza agli obblighi previsti dal Dlgs 196/2003 (Codice Privacy), deve essere aggiornato o redatto per la prima volta il Documento Programmatico per la Sicurezza.

La redazione del D.P.S. è obbligatoria per i titolari dei trattamenti dati operativi alla data del 31 marzo nonchè per quelli che iniziano per la prima volta l’attività, che trattano dati sensibili mendiante strumenti elettronici.

L’aggiornamento del DPS dovrà essere obbligatoriamente effettuato solo nel caso in cui siano avvenute delle modifiche sostanziali nella struttura rispetto all’anno scorso (variazioni di luoghi fisici o nel sistema informatico, ad esempio).

Nel caso in cui la struttura non sia cambiata rispetto a quanto già rilevato per la stesura del D.P.S. precedente, è sufficiente produrre una semplice dichiarazione di aggiornamento.