Come Gestire ed Archiviare i Documenti di Aziende e Professionisti in Modo Innovativo

Quante volte ci è capitato nella nostra vita professionale di scambiare una sequela infinita di e-mail di botta e risposta, sempre su un determinato argomento?

Quando abbiamo la necessità di ritrovare informazioni sull’argomento non sappiamo se l’e-mail reperita sul nostro client di posta è l’ultima su quell’argomento oppure è uno step della discussione. Se poi nello scambio epistolare elettronico sono inseriti anche dei documenti in allegato il risultato è un groviglio di informazioni difficile da gestire e da dipanare. Anche il famoso Gmail (di cui abbiamo parlato in questo articolo) che raggruppa le e-mail per oggetto non è poi così semplice da gestire.

Di tutt’altro genere sono invece alcune applicazioni denominate DMS  che nascono con l’obiettivo di gestire ed archiviare i documenti di aziende e professionisti e introducono anche una innovativa gestione delle comunicazioni.

Come Scrivere un Documento a 4 Mani

Come scrivere un documento a 4 mani …. o anche più? Mi capita spesso, e sono sicuro che capiti anche a te, di dover (o voler) condividere un documenti di lavoro con un collega, un amico, un collaboratore o un cliente. Che sia una relazione, un ricorso tributario, un verbale, un progetto, un articolo o una slide per un convegno penso che ti capiti abbastanza spesso di voler scrivere a più mani un documento.

E quando questo ti accade, solitamente cosa fai? Invii una mail con allegato il documento che vuoi condividere al tuo amico, collega o cliente e attendi che questi ti reinvii il documento con le modifiche apportate! Facevo questo anche io fino a qualche tempo fa.

Poi un giorno, avendo la necessità di apportare delle modifiche  ad un documento che stavo elaborando insieme ad un collega residente in un altra città, ho iniziato a usare un servizio utilissimo: Google Documenti.

La Check List per il Controllo del Lavoro

Se hai letto il post dal titolo Metodi e procedure di lavoro, forse ricorderai che la fase del controllo è una importante fase dell’organizzazione di uno studio professionale.

Ogni funzione professionale può infatti essere oggetto di controllo al fine di garantire sempre la qualità del servizio erogato.

Ma cosa significa controllo? E come avviene?

Il controllo è un momento di verifica tra le operazioni pianificate e le operazioni effettivamente eseguite.

Il controllo consiste nella verifica che una data fase di lavoro sia stata correttamente compiuta e che siano stati effettuati tutti i dovuti riscontri anche in base ad elementi o documenti utilizzati (la redazione di un parere per un avvocato è sicuramente diverso dalla redazione di una dichiarazione dei redditi per un commercialista).

Il contributo all’albo? Ora è questione fiscale!

Se sei un avvocato o un commercialista forse non ti sarà sfuggita la sentenza n. 1782 del 26 gennaio 2011 della Corte di Cassazione che stabilisce che il contributo dovuto dagli avvocati per l’iscrizione all’Albo degli avvocati ha natura fiscale.

Le Sezioni Unite della Corte di Cassazione sono giunte a queste conclusione in virtù del fatto che il contributo presenta due caratteristiche: doverosità della prestazione e la natura tributaria della prestazione.

Secondo la Corte, l’iscritto all’Albo non ha nessuna possibilità di scelta se versare o meno tale contributo (forse meglio dire tassa a questo punto) dato che al pagamento della tassa è condizionata la propria appartenenza all’ordine degli avvocati.

Inoltre, vi è un collegamento della prestazione imposta alla spesa pubblica riferita ad un presupposto economicamente rilevante (il legittimo esercizio della professione).

La localizzazione di uno studio professionale nell’era di internet

Mentre fino ad una decina di anni fa era logico e strategico “localizzare” il proprio studio professionale in prossimità ai luoghi dove il bisogno di quel servizio sorgeva o veniva erogato, oggi nell’era di internet, questa necessità viene un pò meno.

Gli elementi che venivano presi in considerazione alcuni anni fa erano diversi: vicinanza a uffici pubblici, vicinanza a fornitori e clienti, facilità in caso di espansione, collegamenti alla rete dei trasporti pubblici, costi di affitto dei locali, e così via.

Come Farsi Pagare con Paypal e con Carta di Credito

Gestire efficacemente gli incassi è importante al fine di aumentare il flusso di cassa dello studio professionale. Ma non tutti prestano la dovuta attenzione a certi aspetti.

In fondo ad ogni parcella o proforma di parcella che lo studio emette, ad esempio, non dovrebbero mai mancare le “modalità di pagamento”.

Le modalità di pagamento indicano i termini di scadenza (ove prevista) e la tipologia del pagamento (bonifico, ri.ba, rid, contanti, assegno, cambiali, etc…).

E tra le varie modalità di pagamento esistenti, oggi voglio parlarti di un “nuovo” e  “innovativo” strumento che ti consentirà di incassare le tue parcelle o fatture in maniera semplice ed immediata: Paypal. Ho usato il corsivo prima, perchè in realtà “nuovo” o “innovativo” Paypal non lo è più, visto che è un servizio nato nel 1998. Quello che so per certo è che sono molti i professionisti che non sanno usare questo utilissimo metodo di pagamento ed alcuni addirittura ne sconoscono l’esistenza.

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