Un bravo professionista si rivela tale anche dal modo in cui affronta e gestisce le riunioni con clienti, collaboratori o business partner. Ogni giorno, noi professionisti ci troviamo immersi in lunghe riunioni di lavoro, che diventano spesso “noiose” e si trasformano in vere e proprie “perdite di tempo” se non si diventa abili nel gestire le riunioni correttamente.
Una riunione per essere efficace deve avere determinate caratteristiche come ad esempio essere breve, avere obiettivi chiari, avere chiari argomenti di discussione, avere il consenso o l’attenzione di tutti i partecipanti alla riunione ed alla fine pervenire ad una conclusione.
Affinchè una riunione di lavoro sia proficua è necessario seguire alcune semplici regole che vale la pena riassumere.
La prima regola è quella di preparare un ordine del giorno chiaro che rappresenti anche uno schema da seguire per “non perdersi” nel corso della riunione. E’ bene organizzare riunioni per discutere pochi punti di discussione oppure raggruppare in pochi punti diversi problemi (o problematiche) dello stesso genere.
La seconda regola è quella di fissare dei limiti di tempo per ogni riunione o per ogni punto che si intende trattare, avendo cura di incoraggiare i presenti a rispettare i limiti di tempo e ad avviarsi ad una conclusione rapida dopo aver trattato i vari argomenti in cui sono stati chiamati in causa.
La terza regola è quella di prepararsi in maniera ottimale alla riunione per non farsi trovare “impreparati” o “senza parole“. Quindi è utile sapere con anticipo l’ordine del giorno per farsi trovare pronti, specialmente quando non sei tu a gestire o ad organizzare la riunione. Se invece sei tu a gestire la riunione, dovresti pensare a inviare l’ordine del giorno ed il relativo materiale a tutti i partecipanti (a volte basta una semplice email). Assicurati quindi che prima di iniziare la riunione, tutti i partecipanti abbiano carta e penna per prendere appunti.
La quarta regola è quella di moderare la riunione. E qui serve un leader o una persona carismatica che abbia la prontezza di moderare gli interventi delle persone più esuberanti o cercare di far emergere le persone meno intraprendenti e più timide. E’ buona norma, infatti, fare in modo che tutti i partecipanti possano esprimere la propria idea. Sarà cura del moderatore invitare i partecipanti a tenere interventi brevi e sintetici.
La quinta regola è quella di riassumere brevemente le decisioni prese alla fine della riunione e ovviamente ringraziare sempre gli intervenuti per la disponibilità a partecipare o per aver detto la loro opinione.
Alcune semplici regole per tenere una riunione
Quando si organizza una riunione è buona norma seguire la regola delle 5W:
Why, Who, Where, When, What!
Why = perchè si tiene la riunione? Scambio di idee, aggiornare situazioni, diffondere conoscenza, dare disposizioni, etc….
Who = chi partecipa alla riunione? Colleghi di lavoro, team, squadra, clienti, etc….
Where = dove si tiene la riunione? In ufficio, tramite internet in videoconferenza, presso la sede del cliente se si tratta di riunioni con il ciente, etc….
When = quando si tiene la riunione? Definire con esattezza date e orari per le riunioni programmate
What = cosa è successo nella riunione? Cosa si è deciso? Definire le decisioni prese nelle riunioni
La regola delle 5W per le riunioni
Quindi come vedi, adottando alcune semplici regole, organizzare e gestire riunioni di lavoro, non è poi così difficile. E ogni riunione di lavoro o riunione con clienti e/o partner d’affari può costituire davvero un momento di crescita.
Sempre suggerimenti utili, brevi ed efficaci!! Provati sul campo. Grazie!
Grazie a te per il commento Amedeo.
So che è dura seguire i consigli che ho dispensato in questo articolo, soprattutto per le riunioni “improvvisate” o non adeguatamente programmate, ma in tutti quei casi ove è possibile….. meglio provare a seguirli.
Ciao
Ma sai cosa ti dico??
:-)
che i tuoi interventi sono utili e preziosi. Mi spiego meglio: molto spesso gli argomenti che tratti richiederebbero dei libri (e magari li abbiamo già comprati) ma la tua impostazione è molto utile perchè trovo che permetta di riassumere e cristallizzare nozioni che magari abbiamo già ma che non abbiamo messo a fuoco precisamente. Sinceramente grazie per l’ottimo lavoro
Grazie a te, Fabrizio per il tuo commento. Ma un grazie anche a tutti quelli che ci seguono e ci danno spunti di riflessione o idee per nuovi argomenti da trattare. Fa sempre piacere sapere che si sta facendo bene ed il lavoro ed i nostri sforzi sono apprezzati.
:-)