L’accelerazione del progresso tecnologico, la crescente autonomia della domanda dei clienti e l’estrema facilità con cui oggi si reperiscono le informazioni hanno determinato un incremento della complessità dell’ambiente in cui gli studi professionali operano.
Per questa ragione, la gestione di uno studio professionale richiede oggi, più di prima, un’attenta organizzazione al fine di avere una struttura agile e flessibile ma, allo stesso tempo, efficiente ed efficace.
Una efficiente organizzazione consente di definire meglio le strategie da adottare, sapere quali clienti tenere e quali no, prendere decisioni corrette ed aumentare la qualità nello studio.
E tutti noi professionisti sappiamo bene come il miglioramento della qualità all’interno dello studio professionale può avere effetti benefici per tutti i componenti dello studio.
Il professionista che si dota di una buona organizzazione avrà buone possibilità di porsi degli obiettivi di reddito possibili, individuare con chiarezza i centri di costo, misurare la soddisfazione del cliente, individuare e comprendere le esigenze dei clienti, suddividere in modo esatto costi fissi e variabili e, infine, riconoscere le soglie di criticità.
Diversi fattori possono condizionare lo sviluppo di una buona organizzazione. Alcuni di questi si basano sulla conoscenza e sull’utilizzo di alcuni strumenti di valutazione necessari a pianificare le diverse attività, a monitorarne i costi, a stimarne i possibili guadagni. Un esempio è dato dall’uso di strumenti come le check list personalizzate e di tabelle con gli indicatori chiave per misurare il grado di efficacia ed efficienza delle azioni di ciascun componente dello studio.
Altri fattori si basano sul buon senso e su obiettive capacità di analisi di pochi elementi. Per avere una immediata percezione dell’organizzazione e della gestione dello studio professionale è sufficiente infatti trovare le risposte ad alcune semplici domande:
- Chi ha lavorato per il cliente Bianchi?
- Quante ore sono state impiegate per gestire la pratica del cliente Bianchi?
- Come è suddiviso il carico di lavoro tra i miei soci/dipendenti/collaboratori?
- Chi sono i clienti più importanti e redditizi dello studio?
- Quante pratiche sono state svolte rispetto a quelle pianificate in agenda nel corso di un determinato periodo di tempo?
- Quante ore prodotte/lavorate sono effettivamente ore produttive?
- Qual è il margine di contribuzione al fatturato di ciascun socio/dipendente/collaboratore?
Trovare le risposte a queste domande ti aiuta a mettere a fuoco i processi che contano di più nel tuo studio, ad organizzare il tuo lavoro e quello delle persone che ti collaborano in maniera più efficiente e ad essere preparato alle opportunità di crescita che si presentano in studio. Provare per credere!
