Aumento della concorrenza. Difficoltà ad acquisire nuovi clienti e nuovi incarichi. Difficoltà nell’incassare le parcelle. Aumento dei costi. Difficoltà nel gestire i rapporti con i clienti esistenti. Diminuzione degli incarichi. Fuga dei clienti.
Sono solo alcune delle cause della diminuzione dei redditi dei professionisti. La maggior parte dei professionisti, oggi più che mai, soffre la flessione dei ricavi che impone di ridurre costi ed inefficienze.
E così, per tutti gli studi professionali (grandi e piccoli) si rende necessaria una revisione delle spese di gestione dello studio e l’individuazione delle inefficienze che generano sprechi. Diventa indispensabile tagliare i costi in eccesso, eliminare gli sprechi e focalizzarsi sul core business dell’attività professionale.
Attraverso una buona spending review è possibile così ridurre i consumi, ottimizzare le spese, rinegoziare i contratti di fornitura (utenze energetiche, utenze telefoniche, software gestionali), tagliare collaborazioni superflue e condividere ciò che è possibile condividere.
Su quali voci di spesa si può agire e cosa si può fare per ridurre i costi?
Ecco alcuni consigli.
Ridurre i consumi. Le attrezzature, i personal computer, le stampanti o le altre periferiche, se si prevede che non vengano utilizzate per lunghi periodi di tempo, possono essere staccate dalla presa di corrente al fine di ridurre i consumi energetici.
Ottimizzare viaggi e trasferte. La partecipazione a convegni, riunioni, corsi di formazione ed eventi speciali in trasferta sono ottime occasioni di studio, di approfondimento e rappresentano buone opportunità di collaborazione con altri professionisti, ma se il viaggio è organizzato in autonomia e a proprie spese, meglio valutare bene le diverse alternative per risparmiare sui biglietti e sulle spese di alberghi e ristoranti.
Condividere programmi gestionali e servizi con colleghi. Quando ciò è possibile è sempre economicamente conveniente condividere i programmi gestionali e servizi a pagamento con i colleghi. Il mercato offre già un’ampia scelta di software gestionali (e servizi cloud) che possono essere usati in collegamento remoto a costi sostenuti.
Archiviazione elettronica dei documenti. Permette di dare alle studio professionale più velocità e nello stesso tempo più tranquillità nella gestione dei documenti, con evidente riduzione dei costi. Sicurezza e accessibilità sono solo alcuni dei vantaggi dell’archiviazione elettronica dei documenti. Inoltre l’archiviazione elettronica dei documenti permette la loro rintracciabilità in tempo reale senza nessun costo ed il miglioramento dell’efficacia nella gestione delle informazioni. Grazie all’archiviazione elettronica dei documenti niente più scaffali, niente più sprechi di materiale di consumo come carta, toner e cartucce per stampanti e riduzione degli spazi per la conservazione della carta.
Rinegoziare contratti di fornitura utenze. Dove possibile si può andare alla ricerca di nuove tariffe energetiche o telefoniche più vantaggiose o usare i servizi VOIP che permettono di telefonare a costi molto bassi in qualsiasi parte del mondo senza differenze geografiche (la qualità delle telefonate VOIP è paragonabile a quella di una normale linea telefonica e basta solo disporre di una connessione internet a banda larga ADSL o HDSL).
Turnover del personale. Il turnover del personale è oggi una soluzione molto utilizzata ed i sistemi di rotazione di turni di lavoro sono numerosi.
Tagliare o ridurre le collaborazioni non essenziali. I piccoli studi professionali che non possono dotarsi di personale di segreteria, possono invece utilizzare i diversi servizi di segreteria virtuale e fax via internet.
Telelavoro. Un nuovo modo di lavorare indipendente dalla localizzazione geografica dello studio, facilitato dall’uso di strumenti informatici e telematici e caratterizzato da una flessibilità sia nell’organizzazione, sia nelle modalità di svolgimento. Grazie all’evoluzione delle nuove tecnologie informatiche molte professioni possono avvalersi dei telelavoratori a distanza.
Usare l’informatica e internet. La posta elettronica certificata consente di ridurre o eliminare numerose notifiche e raccomandate con evidente riduzione delle spese postali. L’utilizzo di internet negli studi professionali continua a salire. Accedere a internet oggi è sempre più facile, grazie anche all’espansione del mercato della telefonia mobile che fornisce una varietà di dispositivi già configurati per collegarsi con facilità alla rete (dagli smartphone ai tablet). Le applicazioni web continuano a crescere e i professionisti possono fruire di una vasta gamma di servizi online gratuiti, dalla semplice posta elettronica e navigazione ai servizi di informazione, quali wiki, blog e social network che consentono di risparmiare anche sull’acquisto di abbonamenti e riviste specializzate.
Usare sistemi di compensazione multilaterale (baratto). Stanno sempre più prendendo piede i sistemi Barter costituiti da ampi circuiti commerciali in cui è possibile acquistare e vendere i beni, le merci o i servizi oggetto della propria attività in compensazione multilaterale utilizzando gli stessi come moneta di scambio e per il rispettivo valore come forma di pagamento degli acquisti.
Tagliare o ridurre il costo dell’affitto dell’ufficio. Subaffittare parte dei locali o cercare soluzioni per il co-working può contribuire a “stare a galla”. Nei casi più estremi si potrà arrivare ad eliminare il costo dell’affitto dell’ufficio e lavorare da casa quando la professione esercitata lo permette.
E tu, hai altre idee o consigli per diminuire i costi?
